Business Intelligence Specialist cần trang bị những gì?

Bài chia sẻ từ chị PHÙNG NGỌC MINH THƯ, Business Intelligence Specialist, làm việc tại Đức

Mình đang làm Business Intelligence Specialist (BI), mình có kinh nghiệm gần 9 năm trong vị trí này. Vậy thì Business Intelligence là gì? Dịch sang tiếng Việt  là “Chuyên viên phân tích thị trường” thì nghe có vẻ cao siêu và không rõ ràng các đặc thù công việc. BI chỉ những năm gần đây thị trường Việt Nam mới bùng phát, trước đây vị trí này chỉ xuất hiện ở những công ty lớn hoặc công ty đa quốc gia.

  1. Business Intelligence là gì?

Business Intelligence hiểu đơn giản là công việc phân tích từ dữ liệu thô thành business data (dữ liệu doanh nghiệp) mà người sử dụng có thể đưa ra decision making (quyết định doanh nghiệp).

Business Intelligence Specialist là người phân tích dữ liệu bằng cách kết hợp các dữ liệu đa nguồn từ quá khứ đến hiện tại, tạo data model và tìm ra vấn đề của doanh nghiệp để giúp ban giám đốc đưa ra kế hoạch phát triển chiến lược kinh doanh, sản phẩm hoặc dịch vụ. Họ cũng là người tạo báo cáo/ dashboard từ số liệu thô thành 1 câu chuyện (storytelling). 

  1. Business Intelligence thuộc bộ phận nào?

Chưa có thông tin nào rõ ràng cho việc định vị vị trí BI thuộc bộ phận nào. Vị trí BI phụ thuộc vào cấu trúc của công ty. Trước đây khi mình làm BI Officer ở Bayer CropScience (tập đoàn của Đức) tại Việt Nam thì vị trí này thuộc team Marketing, báo cáo cho Marketing Service Manager. Nhưng khi sang Đức, cũng với vị trí hiện tại là BI Specialist thì mình lại thuộc phòng IT. Và nhờ vậy mình nhận chân lý, thật sự BI nên thuộc phòng IT. Vì sao? 

Vì tính chất công việc của Chuyên viên BI là làm việc toàn thời gian với dữ liệu, nghĩa là cần skilled technical knowledge trong việc sử dụng các hệ thống, phần mềm hoặc BI solution tools. Ngoài ra, BI là trung tâm kết nối dữ liệu nên việc thuộc về phòng IT giúp BI access (thâm nhập) vào dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng và tiện lợi (dĩ nhiên hầu như các vị trí BI đều phải ký phụ lục kèm hợp đồng về tính bảo mật dữ liệu), không cần gởi email qua lại giữa các bộ phận, giảm thời gian chờ đợi dữ liệu nhỏ giọt. 

IT trước đây theo định nghĩa của mọi người là quản lý máy móc, hỗ trợ phần mềm phần cứng đường truyền… Nhưng không, với một phòng IT chuẩn là có cả bộ phận quản lý dữ liệu (data management). Team IT mình có gần 20 người, chia làm 3 nhóm nhỏ:

  • Nhóm Network là các công việc như máy móc, mạng, phần mềm, phần cứng…
  • Nhóm SAP là chuyên quản lý các giao dịch chạy trong SAP hằng ngày, hỗ trợ tạo report (báo cáo) trong SAP hoặc xuất dữ liệu ra SQL
  • Nhóm BI là nhóm sử dụng số liệu từ SQL phân tích, tạo data model, tạo report/ dashboard hoặc hệ thống báo cáo, quản lý server vv….Nên việc BI thuộc phòng IT thật sự chất lượng vì nếu có trục trặc xảy ra trong quá trình load dữ liệu, hoặc phân tích dữ liệu thì sẽ được hỗ trợ kịp thời nhanh chóng.
  1. Business Intelligence Specialist khác với Business Analytics/ Data Engineer như thế nào?

Ở Việt Nam thì thật ra những vị trí này cũng không thật sự quá khác biệt, người ta vẫn thường hay gom lại là Business Intelligence Analytics. Nhưng đúng theo lý thuyết thì những vị trí này có sự khác biệt mà các công ty lớn, công ty đa quốc gia hoặc thị trường nước ngoài sẽ phân biệt rõ khi tuyển dụng. Theo tìm hiểu của mình và “hành trình” đọc sớ job description (mô ta r công việc) thì mình nghiệm ra rằng:

Business Intelligence  Specialist là vị trí hỗ trợ doanh nghiệp bằng cách gom dữ liệu từ quá khứ đến hiện tại và từ đó phân tích điểm mạnh yếu trong hoạt động của công ty. BI sẽ thao tác xử lý dữ liệu nhiều hơn trên nền tảng các techniques hoặc tools như phân tích thống kê (descriptive analytic),  Real-Time analysis, Mapping Analysis, Online Analytical Processing, Dashboarding, Qlik, Power BI, Tableau, SAP Business Projects, vv…. Nói một cách chính xác thì BI thuộc về “bộ phận” Business Analytics (BA), tức là BI sẽ phân tích insights của data và từ đó BA sử dụng phân tích này đưa ra problem solving (giải quyết vấn đề), hoặc sẽ hỗ trợ doanh nghiệp make decision (ra quyết định).

Business Analytics (BA) hỗ trợ doanh nghiệp nhiều hơn về tái cấu trúc công ty, đưa ra các hướng giải quyết khó khăn cho công ty trong tương lai. Bằng cách sử dụng dữ liệu phân tích tối ưu từ BI, BA sẽ đưa ra những phân tích dự báo (predictive analytic) cho công ty. Các techniques hoặc tools mà BA thường hay dùng là SWOT analysis, use case modeling, correlational analysis, regression analysis, factor analysis, forecasting analysis, text mining, image analytics, MS Office, MS Visio, Google docs, vv…

Data Engineer (DE) là vị trí như người giữ cổng, quản lý dữ liệu đầu vào và chuyên sâu hơn trong việc sử dụng nhiều thuật toán hoặc lập trình chuyên biệt để phân tích dữ liệu, kéo dữ liệu từ nguồn tổng thô sơ, mài dũa xào nấu để dữ liệu sạch hơn. Các techniques và tools mà DA thường hay sử dụng là gathering data, cleaning data, ETL process, SQL, Python, R, SAP ABAP, Java, vv…

  1. Làm sao để trở thành Business Intelligence Specialist?

Thật ra dù mình đã có kinh nghiệm ở Việt Nam làm BI nhưng mình đã không thật sự đi đúng hướng và có nền tảng vững chắc. Cho đến khi sang Đức và được tiếp cận với cái định nghĩa đúng về vai trò Business Intelligence trong doanh nghiệp nên mình đã kịp lúc học hỏi lại đúng nền tảng và chuyển mình thành công. Cộng thêm thời điểm mình làm BI ở Việt Nam, các tools và techniques chưa thật sự phổ biến để tiếp cận và công việc thì nhiều nên mình cứ rong ruổi chạy theo ra report theo ý các sếp mà không thật sự đưa ra sự hữu ích trong report ấy.

Thế nên sau khi sang Đức mình đã tổng hợp lại được lộ trình cần thiết cho những ai muốn đi theo hướng BI/ BA này.

○ Khóa học cơ bản về BI/ BA: Học 1 khóa sơ khai về BI/ BA. Khóa học sẽ giúp mọi người có nền tảng vững chắc thế nào là BI/ BA, những tool gì cần và cách làm thế nào tạo ra một báo cáo hiệu quả. Khóa học đi từ A – Z nên rất phù hợp cho những ai bắt đầu định hướng nghề nghiệp là BI, hoặc muốn chuyển hướng thành BI, hoặc đơn giản chỉ muốn hỗ trợ thêm cho công việc đang làm. Mình đã tham gia khóa học online Mastering Data Analytics khi ở bên Đức, lúc đầu cũng với tư thế chắc không gì hay ho đâu như mình vẫn hay học khóa ngắn như vậy ở Việt Nam nhưng không, lầm to. 

Nhờ sau khóa học mà mình đã khai sáng ra rất nhiều thứ, nền tảng hiểu biết rộng và sâu hơn về cái nghề BI/ BA. Biết được các trend (xu hướng) hiện nay của BI/ BA và biết cách làm hiệu quả hơn các báo cáo, dashboards…. Khóa học cũng giúp mình rà soát lại những lỗ hổng kiến thức của mình như từ descriptive đến predictive analytics. Nói chung là sau khóa học, mình nhận thức được rõ hơn mình là ai, mình đang ở level nào và mình cần phải phát triển sâu hơn về điều gì. 

Đọc sách: Sau khi học khóa này xong thì mọi người hãy đọc thêm sách. Trong suốt quá trình học, giáo viên sẽ giới thiệu một kho sách để đọc nên mọi người không phải lo. Nhưng phải đọc, đọc để biết được vững chắc hơn kiến thức nền, và đọc nó dễ nhớ lâu hơn (là kinh nghiệm của riêng mình). Và những cuốn sách mình đã đọc là: 

Về Business – Business Analytics for Managers (Wiley), Successful Business Intelligence (Cindi Howson), Data Analytics Basics for Managers (Harvard Business Review Press), Key Business Analytics (Bernard Marr), Financial Planning & Analysis and Performance Management (Wiley Finance Series). 

Về Report/Dashboard – Effective Data Storytelling (Brent Dykes), Storytelling with Data (2 phần), How Chart Lies (Alberto Cairo), Avoiding Data Pitfalls (Ben Jones)

○ Khóa học sử dụng các công cụ: Song song với đọc sách thì trong 6 tháng mình đã tham gia “1 cơ số” khóa học basic về tools như Python, SQL, Java. Tại sao phải học? Đối với mình thì thà biết còn hơn không, và mình chỉ học basic chứ không lấn sâu vào vì mình biết mình định vị bản thân ở hướng BI/ BA nên không cần phải lập trình quá giỏi, nhưng cũng cần biết căn bản để gọi dữ liệu, trích xuất dữ liệu, lọc dữ liệu. Còn sau đó khi vào công ty làm, thì tùy vào platform của công ty mà học tiếp. Các khóa học này mình học trên Datacamp, Coursera, Udacity, LinkedIn Learning.

○ Khóa học chuyên sâu: Ngoài ra, mình còn tham gia 1 khóa học chuyên sâu và cũng từ A-Z về Power BI. Khóa học sẽ dạy bạn tất tần tật mọi thứ về sử dụng các functions trong Power BI, từ tạo measure DAX, đến ETL process, đến tạo dashboard, đến sử dụng các features như tạo buttons, cross filter, tooltips, v.v… Phải nói là nhờ khóa học này mà mình có công việc hiện tại. Vì sau khi tham khảo các vị trí tuyển dụng BI/ BA bên Đức thì đa số yêu cầu biết sử dụng tool này. 

  1. Xin việc như thế nào cho công việc BI/ BA?

Đương nhiên khi xin việc thì cần một CV hoàn chỉnh và ấn tượng. Bản thân mình không biết đã đổi CV mấy trăm lần, rồi cũng thất vọng lên xuống với lộ trình xin việc. Nhưng cũng may mình gặp được quý nhân xuất hiện, hỗ trợ kịp thời trong cách làm sao tạo ra một CV ấn tượng. Dù không quen biết, chỉ đơn giản tình cờ gặp trên LinkedIn và hỗ trợ mình nhiệt tình thôi. Ban đầu mình cũng thắc mắc sao lại giúp mình thì bạn đó đã nói một câu “Trước đây tôi cũng giống bạn, bơ vơ, lạc lõng, thất vọng, kiểu mong được giúp nhưng không ai giúp. Nên tôi rất hiểu cảm giác của bạn bây giờ. Nên bây giờ tôi giúp bạn, và chỉ mong bạn hãy làm điều tương tự như tao với người khác cần giúp đỡ. Cuộc đời không phải ai cũng sẽ gặp may mắn, cho nên mình hãy là may mắn của người khác”. 

Mình đã thật sự ấn tượng với lời nói này, và bây giờ mình sẽ giữ đúng lời hứa là lan truyền sự giúp đỡ. Quả thật sau khi đổi CV, cho thị trường Đức hoặc Châu Âu nói chung, theo cách bạn này hướng dẫn (Profile bạn là Business Consultant, sống bên Đức hơn 15 năm, và đã làm qua rất nhiều công ty lớn), tầng suất mình được mời phỏng vấn nhiều hơn, và cuối cùng mình đã có công việc hiện tại.